Protection des données

Chaque entreprise cliente est responsable du traitement des données de ses collaborateurs. Hencora agit comme sous-traitant : la plateforme traite ces données sur instruction de l'entreprise, pour lui fournir le service, et ne les utilise pour aucune autre finalité.

Pour les données du site public et des comptes (inscription, connexion, contact), Hencora est responsable du traitement : Hencora, adresse du siège, Suisse, contact@hencora.ch.

• Compte : nom, prénom, adresse e-mail, rôle dans l'entreprise, langue.
• Temps de travail : arrivées, pauses, sorties, heures saisies, projet ou chantier, notes, absences et demandes de congé, soldes d'heures et validations mensuelles.
• Dossier du personnel : coordonnées, numéro AVS, IBAN, permis de travail, contrats, certificats et autres documents déposés par l'entreprise, allocations familiales.
• Frais : notes de frais, justificatifs photographiés, kilomètres.
• Facturation : clients, articles, devis, factures, paiements et rappels.
• Technique : journaux d'accès, adresse IP, type d'appareil et de navigateur, nécessaires à la sécurité du service.

Hencora ne vend aucune donnée, n'en transmet aucune à des fins publicitaires et n'utilise pas les données des entreprises clientes pour entraîner des systèmes d'intelligence artificielle.

• Fournir le service convenu : tenir le registre du temps de travail, gérer les absences, préparer les salaires, établir les factures.
• Respecter des obligations légales : registre du temps de travail (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1), obligations comptables et fiscales.
• Sécurité du service : détection d'accès anormaux, sauvegardes, journaux.
• Relation avec l'entreprise cliente : assistance, information sur le service, facturation de l'abonnement.

La base de données et les documents sont hébergés en Suisse, dans la région de Zurich, chez Supabase (infrastructure Amazon Web Services, région eu-central-2). Les sauvegardes restent dans la même région.

Les courriels envoyés par la plateforme (extraits mensuels, factures, rappels, messages de compte) sont acheminés par Resend, dont les serveurs peuvent se trouver dans l'Union européenne ou aux États-Unis. Seuls les éléments nécessaires à l'envoi transitent par ce service : destinataire, objet, message et pièce jointe.

À l'intérieur d'une entreprise, l'accès dépend du rôle : un collaborateur voit ses propres heures, absences, frais et documents ; un responsable d'équipe voit les personnes qu'il valide ; l'administrateur et les ressources humaines voient l'ensemble de l'entreprise ; la facturation n'est visible que des personnes autorisées à facturer. Les données d'une entreprise ne sont jamais visibles par une autre.

L'équipe Hencora n'accède aux données d'une entreprise que sur demande d'assistance de celle-ci, ou lorsque la loi l'exige.

• Registre du temps de travail, absences et extraits mensuels : cinq ans, conformément à la loi sur le travail.
• Factures, paiements et pièces comptables : dix ans.
• Documents du dossier du personnel : pendant la durée du rapport de travail, puis selon les délais légaux applicables.
• Compte supprimé : les données sont effacées ou anonymisées dans les trente jours, sauf les pièces soumises à une durée de conservation légale.

Toute personne concernée peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, leur remise dans un format courant, ou s'opposer à un traitement. La demande s'adresse d'abord à son employeur, qui est responsable du traitement ; Hencora assiste l'entreprise pour y répondre.

Pour les données dont Hencora est responsable, écrivez à contact@hencora.ch. Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Les communications sont chiffrées (HTTPS). Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée et ne sont jamais visibles. L'accès aux données est contrôlé ligne par ligne dans la base, selon l'entreprise et le rôle. Les documents déposés ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées. Les opérations importantes sont journalisées.

Le site n'utilise ni cookie publicitaire ni traceur tiers. L'application conserve localement, dans le navigateur, ce qui est nécessaire à la session et aux préférences d'affichage.