La plateforme
Ce qu'est Hencora Suite, pour qui, et comment elle est organisée.
Qu'est-ce que Hencora Suite, en une phrase ?
Une plateforme en ligne qui réunit la gestion du temps de travail, le dossier du personnel et la facturation des PME suisses, pour que les mêmes informations servent au registre des heures, aux salaires et aux factures sans jamais être ressaisies.
À quelles entreprises s'adresse-t-elle ?
Aux PME suisses dont une partie de l'équipe travaille hors du bureau : construction, installations techniques, nettoyage, maintenance, artisanat, restauration, services.
Elle convient bien aux entreprises de 2 à 50 personnes. En dessous de deux personnes, un simple carnet suffit souvent ; au-delà de cinquante, les besoins de paie deviennent spécifiques et méritent une discussion.
Comment fonctionnent les modules ?
La suite est découpée en modules : temps de travail, chantiers et planning, notes de frais, dossier RH, facturation QR. Chaque entreprise active ceux dont elle a besoin depuis la page « Plan et modules », et les menus de l'application s'adaptent aussitôt.
Un module désactivé disparaît du menu sans rien effacer : vos données restent, et tout revient si vous le réactivez.
Combien ça coûte ?
L'abonnement est mensuel et se compose module par module : un prix fixe par mois et, selon le module, un montant par collaborateur actif. Les prix applicables à votre entreprise sont affichés dans la page « Plan et modules » et communiqués avant toute facturation.
Il n'y a pas de frais d'installation ni d'engagement de durée.
Faut-il installer un logiciel ?
Non. Hencora Suite fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone.
Sur le téléphone, l'application peut être posée sur l'écran d'accueil et s'ouvrir en plein écran, comme une application du magasin : la page « Installer » explique la manipulation pour iPhone et pour Android.
En quelle langue est l'application ?
Tout est en français : le site public comme l'application, du pointage aux décomptes et aux exports. L'allemand et l'italien suivront.
Les documents envoyés à vos clients — devis, factures, rappels — se rédigent déjà en français, en allemand, en italien ou en anglais, au choix, client par client.
Que se passe-t-il sans réseau sur le chantier ?
La saisie demande une connexion. En zone sans réseau, le collaborateur note ses heures et les saisit plus tard dans la semaine : la feuille hebdomadaire est faite pour cela, et le responsable voit que la saisie est tardive.
Le tableau de bord
La page d'accueil de chacun : ce qu'elle montre et comment l'adapter.
Que voit-on en ouvrant l'application ?
Une page « Accueil » qui s'adapte au rôle. En haut : la date, le nom de l'entreprise, l'état du pointage — en service, en pause ou hors service — et le bouton qui lance l'action du moment. Quand la personne est en service, le temps écoulé se met à jour tout seul.
Viennent ensuite les chiffres clés, puis des cartes : ce qu'il y a à traiter, l'équipe en direct, les heures du mois, les absences à venir, la facturation, les prochains jours de planning et les frais.
Les quatre chiffres en haut, à quoi correspondent-ils ?
« Cette semaine » : les heures déjà enregistrées depuis lundi, et celles prévues par le contrat. « Solde du mois » : la différence entre ce qui est prévu et ce qui a été fait, absences payées comprises. « Solde cumulé » : le report de tous les mois approuvés, plus le mois en cours et les corrections du responsable. « Vacances à poser » : les jours restants de l'année.
Pour une personne payée à l'heure, le solde n'a pas de sens : le deuxième chiffre affiche alors les heures à payer.
Comment voir le détail d'un chiffre ?
En cliquant dessus. Le chiffre s'ouvre sous la rangée et montre d'où il vient : « Cette semaine » déplie un graphique des sept jours avec le réalisé et le prévu, jour par jour ; « Solde du mois » détaille prévu, travaillé, absences créditées et jours saisis ; « Solde cumulé » montre le calcul complet ; « Vacances » donne le droit annuel, les jours reportés, pris, en attente et restants.
Chaque détail propose le lien vers la page complète, pour corriger ou poser une demande.
Comment savoir qui travaille en ce moment ?
La carte « L'équipe maintenant » liste les personnes en service, depuis quelle heure, depuis combien de temps et sur quel chantier, avec un point orange pour celles en pause. En dessous : qui est absent aujourd'hui et pour quel motif.
Elle n'apparaît que pour les personnes qui valident : responsable d'équipe, RH et administrateur.
Et les heures de toute l'équipe ?
La carte « L'équipe ce mois » donne une barre par collaborateur : heures faites, heures prévues, écart et état du mois (ouvert, soumis, approuvé). Le bouton « Par jour » bascule sur les quatorze derniers jours de l'entreprise entière.
Comment savoir ce qui m'attend ?
La carte « À traiter » regroupe les mois à valider, les demandes d'absence, les notes de frais à approuver, les chantiers proposés et les documents qui arrivent à échéance. Le lien « qui ? » de chaque ligne ouvre les noms concernés sans quitter la page.
La carte disparaît quand il n'y a plus rien en attente.
Puis-je changer la disposition des cartes ?
Oui. Le bouton « Organiser » permet de déplacer les cartes, de choisir leur largeur et de masquer celles qui ne servent pas. La disposition est enregistrée sur votre compte et vous suit sur tous vos appareils ; chaque personne a la sienne.
Le tableau de bord est-il le même pour tout le monde ?
Non, il suit le rôle. Un collaborateur voit ses heures, ses vacances, ses frais et son planning. Un responsable d'équipe ajoute son équipe en direct, les heures du mois et ce qu'il doit valider. Les RH voient toute l'entreprise et les échéances de documents. L'administrateur ajoute la facturation s'il y a droit.
Y a-t-il un tableau de bord pour la facturation ?
Oui, dans le module Facturation : facturé du mois et de l'année, montants ouverts, en retard, encaissés, taux d'acceptation des devis, délai moyen de paiement, graphique des douze derniers mois, factures en retard, meilleurs clients et derniers paiements.
Temps de travail
Pointage, saisie, horaires, heures supplémentaires et validation.
Comment un collaborateur enregistre-t-il ses heures ?
De trois manières, au choix de l'entreprise : en pointant sur son téléphone (arrivée, pause, sortie), en scannant un QR code affiché sur le chantier ou à l'atelier, ou en saisissant sa semaine en une fois sur une feuille hebdomadaire.
Chaque saisie peut porter un chantier et une note.
Et les pauses ?
Elles se pointent comme le reste, ou se déduisent automatiquement : si aucune pause n'est saisie, Hencora applique celle prévue par l'horaire de l'entreprise ou par l'horaire personnel.
Si je saisis seulement un total d'heures, d'où viennent les heures d'entrée et de sortie du décompte ?
De l'horaire : l'heure d'arrivée est celle de l'horaire de la personne, et l'heure de sortie se calcule à partir des heures saisies, pause comprise. Un collaborateur qui commence à 07:00, prend 30 minutes de pause et saisit 9 heures apparaît de 07:00 à 16:30.
Ces heures restent modifiables ligne par ligne quand la journée s'est passée autrement.
Comment gérer les temps partiels et le personnel payé à l'heure ?
Chaque collaborateur a un type de contrat : mensuel, à temps partiel avec un taux d'activité, ou payé à l'heure. Les heures prévues, supplémentaires et manquantes se calculent à partir de ce contrat et de son horaire.
Pour une personne payée à l'heure, aucun solde n'est calculé : seules comptent les heures à payer.
Les heures supplémentaires et les majorations sont-elles automatiques ?
Oui, selon les règles que l'administrateur fixe dans « Entreprise → Heures supplémentaires et majorations » : le pourcentage du samedi, du dimanche, des jours fériés, du travail de nuit et des heures supplémentaires, ainsi que le maximum hebdomadaire.
Si un taux descend sous le minimum légal, Hencora le signale sans l'empêcher : la responsabilité du choix reste à l'employeur.
Comment se passe la validation du mois ?
Le collaborateur soumet son mois, le responsable l'approuve ou le refuse avec un commentaire. Un mois approuvé est verrouillé : plus personne ne peut modifier les saisies, et le solde part dans le cumul.
Pour corriger après coup, le responsable passe par une correction datée, qui reste visible dans l'historique.
Est-ce conforme à la loi sur le travail ?
Hencora tient le registre que la loi sur le travail demande (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1) : heures effectuées, pauses, jours de repos, le tout conservé et exportable pendant cinq ans.
La conformité dépend aussi de l'usage : horaires corrects, validation régulière, respect des durées maximales. L'employeur reste responsable de ce qu'il déclare.
Les jours fériés sont-ils gérés ?
Oui. Les fêtes officielles des 26 cantons sont calculées automatiquement selon le canton de l'entreprise, et vous pouvez ajouter vos propres jours de fermeture.
À quoi ressemble l'extrait mensuel ?
Un PDF d'une page par personne et par mois : jour par jour, heures d'entrée et de sortie, pauses, total, absences, heures supplémentaires et majorations, primes et frais, solde du mois et solde cumulé, avec l'état de validation.
Il part automatiquement par e-mail au collaborateur et à la fiduciaire dès que le mois est approuvé, si vous activez cet envoi.
Congés et absences
Demandes, soldes, justificatifs et approbation.
Comment un collaborateur demande-t-il des vacances ?
Depuis l'onglet « Mes vacances » : type d'absence, dates, journée entière, demi-journée ou quelques heures, et une note si besoin. La demande part au responsable, qui l'approuve ou la refuse.
Les week-ends et les jours fériés sont ignorés dans le décompte, et un chevauchement avec une demande existante est signalé tout de suite.
Quels types d'absences sont prévus ?
Vacances, maladie, accident, service militaire, jours fériés et absences diverses. Chaque type a son traitement dans le décompte des heures et dans l'extrait mensuel.
Comment est calculé le solde de vacances ?
À partir du droit annuel de chaque collaborateur, auquel s'ajoutent les jours reportés de l'année précédente. Le solde affiche ce qui est pris, ce qui est en attente d'approbation et ce qui reste à poser.
Peut-on joindre un certificat médical ?
Oui : une photo ou un PDF se joint à la demande, et reste visible des seules personnes autorisées. Il peut aussi être envoyé plus tard au responsable.
Dossier du personnel
Documents, contrats, échéances et allocations.
Que contient le dossier d'un collaborateur ?
Ses données personnelles et professionnelles, son numéro AVS, son IBAN, son permis de travail, ses contacts d'urgence, ses documents, ses contrats et l'historique de sa relation de travail : engagement, changements de taux, de fonction ou de salaire.
Les permis et documents qui expirent sont-ils suivis ?
Oui. Chaque document peut porter une date de validité ; ceux qui arrivent à échéance dans les deux mois apparaissent dans « À traiter » sur l'accueil des RH et de l'administrateur.
Peut-on générer les contrats de travail ?
Oui, à partir de vos propres modèles : les données du collaborateur viennent remplir le texte, et le contrat est ensuite conservé dans son dossier.
Et les allocations familiales ?
Les demandes se préparent dans l'application, avec les enfants concernés, et se suivent jusqu'à la décision de la caisse.
Faut-il saisir toute l'équipe à la main ?
Non. Les collaborateurs s'importent depuis un fichier Excel, puis chacun reçoit un code d'invitation pour créer son accès.
Facturation QR
Devis, factures, paiements, rappels et TVA.
Les factures sont-elles de vraies QR-factures suisses ?
Oui, à la version 2.3 de la norme, avec la section paiement, le QR code et l'adresse structurée obligatoire. Avec un QR-IBAN, la référence est une référence QR ; avec un IBAN ordinaire, c'est une référence créancier RF.
Avant toute émission, Hencora vérifie l'IBAN, l'adresse de l'entreprise et celle du client, et refuse une facture qui ne serait pas lisible par la banque.
Peut-on faire des devis ?
Oui. Un devis accepté se transforme en facture en un clic, en gardant son contenu et le lien avec le document d'origine.
Comment fonctionne la numérotation ?
Chaque type de document a son préfixe et sa suite, par année, sans trou : FA-2026-0001, OR-2026-0001, NC-2026-0001. Une fois numérotée, une facture ne peut plus être modifiée : elle ne peut qu'être annulée avec un motif, ou corrigée par une note de crédit.
Comment marquer les factures payées ?
À la main, paiement par paiement, ou en important le fichier camt.054 de votre e-banking : Hencora reconnaît chaque versement grâce à la référence de la QR-facture, solde la facture et ignore ce qui a déjà été importé.
Et les rappels ?
Trois niveaux, avec les frais et le nouveau délai que vous définissez. Chaque rappel produit un PDF avec une nouvelle QR-facture portant le solde et les frais, à imprimer ou à envoyer par e-mail.
Peut-on facturer les heures d'un chantier ?
Oui : vous choisissez le chantier et la période, et les heures pointées par l'équipe deviennent les lignes de la facture — une ligne par collaborateur, par jour, ou une seule ligne de total.
Si la période a déjà été facturée sur une autre facture, Hencora le signale.
Et les contrats d'entretien ou les abonnements ?
Les factures récurrentes se programment tous les mois, tous les deux mois, par trimestre, par semestre ou par année. À la date voulue, Hencora prépare le brouillon ; vous le relisez et vous l'émettez.
La TVA est-elle gérée ?
Oui. Les taux sont enregistrés par entreprise — aujourd'hui 8,1 %, 2,6 % et 3,8 % — et restent modifiables si la Confédération les change. Le décompte par taux et par période se consulte et s'exporte dans « TVA et exportations ».
Les totaux en francs sont arrondis aux 5 centimes, comme l'usage suisse le veut.
Fiduciaire et salaires
Ce que votre comptable reçoit, et sous quelle forme.
Que reçoit la fiduciaire chaque mois ?
Les extraits PDF validés, un résumé CSV par collaborateur — heures prévues, faites, absences, soldes, majorations, primes et frais — et, pour Winbiz, un fichier d'import des salaires.
Le tout part par e-mail dès que le mois est approuvé, ou se télécharge quand elle en a besoin.
Les primes et les frais apparaissent-ils dans le décompte ?
Oui : primes, repas, déplacements, kilomètres et avances se saisissent sur le mois et figurent dans l'extrait comme dans les exports.
Quels logiciels de salaire sont pris en charge ?
Winbiz dispose d'un fichier d'import dédié. Pour les autres — Bexio, Abacus, Banana, Crésus et la plupart des solutions — le résumé CSV s'ouvre dans Excel et se reprend sans ressaisie.
Nous conseillons toujours un premier import de test avec votre fiduciaire avant de passer en production.
La fiduciaire peut-elle avoir son propre accès ?
Elle peut recevoir les documents par e-mail sans compte. Si vous préférez qu'elle consulte elle-même, créez-lui un accès avec le rôle qui convient : elle ne verra que ce que ce rôle autorise.
Rôles et droits
Qui voit quoi, et qui peut faire quoi.
Quels rôles existent ?
Administrateur : toute l'entreprise, les réglages, les modules et l'abonnement. RH : toute l'entreprise côté personnel. Responsable d'équipe : les personnes qui lui sont rattachées. Collaborateur : ses propres données.
La facturation s'ouvre séparément : l'administrateur, et les personnes à qui il coche « peut facturer ».
Un responsable d'équipe voit-il les salaires ?
Non. Il voit les heures, les absences et les frais des personnes qu'il valide. Les données salariales et les documents confidentiels restent réservés à l'administrateur et aux RH.
Une entreprise peut-elle voir les données d'une autre ?
Jamais. Le cloisonnement est appliqué dans la base de données elle-même, ligne par ligne : une requête qui ne concerne pas votre entreprise ne renvoie rien, quelle que soit la page utilisée.
Données et sécurité
Où vivent vos données, qui y accède et ce que vous pouvez en faire.
Où sont hébergées les données ?
En Suisse, dans la région de Zurich. Les sauvegardes restent dans la même région.
Seuls les e-mails envoyés par la plateforme passent par un prestataire d'acheminement, dont les serveurs peuvent se trouver en Europe ou aux États-Unis.
Et la protection des données ?
Votre entreprise reste responsable du traitement des données de ses collaborateurs ; Hencora agit comme sous-traitant et ne les utilise pour aucune autre finalité. Rien n'est vendu, rien ne sert à de la publicité, rien ne sert à entraîner des systèmes d'intelligence artificielle.
La page « Protection des données » détaille les catégories traitées, les durées de conservation et les droits de chacun.
Combien de temps les données sont-elles gardées ?
Le registre du temps de travail et les extraits : cinq ans, comme la loi l'exige. Les factures et pièces comptables : dix ans. Les documents du personnel : la durée du rapport de travail, puis les délais légaux applicables.
Puis-je récupérer mes données si je pars ?
Oui, à tout moment : extraits en PDF, heures, salaires, factures, paiements et décompte TVA en CSV. Vos données vous appartiennent et ne sont pas prises en otage.
Quelles mesures de sécurité sont en place ?
Communications chiffrées, mots de passe stockés chiffrés et jamais lisibles, accès contrôlé ligne par ligne selon l'entreprise et le rôle, documents accessibles aux seules personnes autorisées, journalisation des opérations importantes et sauvegardes régulières.
Chacun peut changer son mot de passe depuis « Mes données » ; l'ancien mot de passe est demandé avant tout changement.
Mise en route
De la création du compte au premier mois validé.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Une journée suffit dans la plupart des cas : créer l'entreprise et ses horaires, inviter l'équipe, laisser chacun pointer, puis valider le premier mois à la fin.
Comment les collaborateurs rejoignent-ils l'entreprise ?
Chacun reçoit un code d'invitation personnel, avec son rôle et son responsable déjà définis. Il ouvre le lien, choisit son mot de passe, et il est dans l'entreprise.
Peut-on reprendre les soldes d'heures existants ?
Oui. Chaque collaborateur peut partir avec un solde d'ouverture, de sorte que le cumul reste juste dès le premier mois dans Hencora.
Comment obtenir de l'aide ?
Par e-mail, en français ou en portugais. La mise en route peut être accompagnée : réglage des horaires, des règles de majoration et des exports avec votre fiduciaire.
Une question qui n'est pas là ?
Écrivez-nous en français ou en portugais : nous répondons, et la réponse rejoint cette page si elle peut servir à d'autres.